知乎上曾有人提问：“你见过最糟糕的管理，是什么样子的？”

一条高赞回复引发无数人共鸣—— 不停开会！

甚至有人形象地把开会比喻成“碰碰车”，意思就是， 在日常工作中，重要的事情做不完，却总是被人拉着开“碰头会”。

“ 一会开会碰一下？”

“ 找个会议室咱们碰一下吧。”

“ 这个项目啥进度，咱们下午碰一下。”

“ 挺长时间没聊了，晚上碰一下。”

……

知道的是在开会，不知道的还以为在开车，心血来潮、漫无目的、耗时耗力的低效会议，正在拖垮你的团队。

职场人，真的苦开会久矣！

但诚如帕特里克·兰西尼奥在《该死的会议》一书中指出， “ 虽然我们大多数人讨厌开会，甚至在自己主持会议的时候，我们都在盼着那该死的会议早点结束，但我们不得不承认，会议是至关重要的。”

正是在会议上，公司的战略得以规划，CEO和员工们得以探讨出一个品牌的构想，为了组织的发展决定引进新的技术和模型，或者做出关闭一家工厂的决定。

其实，不想开会和不得不开会之间的“悲哀现实”并非无法填补，当我们在会议开始前，无论是精神层面还是行为层面，做好一些准备工作，就可以扭转低效会议的局面，把原来痛苦而乏味的会议，变得高效、有趣乃至令人振奋。

富兰克林柯维专注于帮助组织改变集体行为，取得成果， 在开年之际，学会这五个技巧，让你的会议更高效，给企业未来发展生出“最强大脑”。

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《三体》中曾经提出五维空间的概念，大意即为， 人的一生有无数种可能，在五维空间中，同样的人存在无数个四维轨迹图。 在这条轨迹上，他可能是名教师，在另一条轨迹上，他正拿着手术刀救死扶伤。 我们没法改变过去，那就把思想延伸到未来 ，这个方法，在会议的准备上，同样适用。

当你想要“搜集意见”而召开会议，先别着急，在发布通知前，问自己一个问题：“我希望通过这次会议完成什么工作？”

此时内心一定会出现两种声音，一种是对任务不明确，一种是会议目的很明确。如果你倍感疑惑， 那么建议你学习《高效能人士的七个习惯》的第二个习惯——以终为始，并“想想你的终点”。 当你开始思考，这场会议应该达成什么目标的时候，会议就已经迈出了向高效转变的第一步。

脱口秀演员黄西曾在节目中调侃：“领导说，接下来我简单说两点，结果他就从早上八点，说到了下午两点。”

台下的观众哈哈大笑时，我们或许应该思考，在组织里大大小小的会议中，有多少是真的被需要的？

为了验证这一问题， 一家开发屏幕录制和截图的软件公司TechSmith 关闭了会议，整整30天。 他们把之前需要在会议上分享同步的信息，分发给每个相关人员，等大家深思熟虑后，觉得真的有必要，才安排一次快速会议。实验证明，这种方式，不仅减少了协作流程，更提高了员工和公司的工作效率。

这项结果并不是单一样本， 哈佛商业评论也曾确认，当会议减少40%时，员工生产力会提升71%。

减少不必要会议的关键一步，就是 让那些不需要开会的事情，不再开会。 搜集团体意见，共享文档可以一目了然；索要信息资源，线上短信或电话沟通无碍；项目同步进度，邮件中做出报告反馈很方便...... 工具的使用让沟通更高效，这些替代方法可能会让你在执行时多花一些时间，如果它们能减少团队为此所花的时间，更少地打扰其他人，仍可算是高效的做法。

在亚马逊公司中，有一个“两个披萨原则”：用两个披萨可以喂饱参会人员，来控制参会人数。 一场会议中，并不是所有人参加就是好的，那些可以参加可以不参加的人，建议不参加。那些离开了他，会议安排的任务无法推进的人，则必须参加。

作为领导者，不能只听一家之言，所谓当局者迷旁观者清。在评估参会价值的时候，除了那些必须要参加的重要人员外，其他部门或者是新进员工，挑选出1-2名，来给工作提出意见，或许会收到意想不到的结果。

同时，一场会议无论时间长短，都是在打断别人的工作，让他们把注意力转移到你的日程上，所以， 在邀请他人参加会议之前，请考虑以下事项：

• 他们能从这次会议中取得什么？

• 他们现在有空开会吗，还是有其他重要的事赶着要完成？

• 召开会议能否体现对他们的时间和优先事项的尊重？

如果你不能确定部分会议对于与会人员是否有价值，时间是否合适，可以提前向对方确认对于会议的看法，让他们选择是否参会。

人们最不想见到的是，当大家坐到会议桌或屏幕前时却发现少了某些需要的东西而无法达成会议目的。因此作为会议组织者，你要问问自己： 我是否提供了足够信息让会议可以高效地进行？

想要产出高效的会议，在会议前做好“五W”。

其中包括： what= 开会内容、when=开会时间、who=谁来参会、where=在哪开会、why=为什么开会。

当会议开始前你要整理思绪，将以上几个问题梳理清楚，以免遗漏。同时为与会者考虑，他们的会可能是一场接着一场，为多个项目提意见。他们为讨论目标主题所做的准备很可能不如你充足。

作为会议的组织者，你有责任帮助每一个人在会上作出贡献。 例如，你需要就一个新的销售计划征集团队的反馈。在召开会议时你会先搜集所有相关市场趋势来支持他们提出观点吗？如果不是，就该做好信息搜集并留出足够时间让与会者能在开会之前了解这些信息。

如果你能将会议的开始提前，就更有可能在会上取得更大的进展或缩短会议时间。

与其在会议开头的10分钟帮助与会者补全背景信息或一起浏览一页幻灯片，不如 提前把幻灯片分享出去或者在会议邀请中就讲出关键问题 。例如：

“ 各位！我们将在周二的会议上讨论即将推出的销售计划之利弊。

以下是各位可以提前思考的关键问题。在会议的前10分钟我们会讨论这些问题的答案。如有其它疑问，欢迎追加到列表中。”

通过这种方式，与会者在会议开始时就能分享在会前组织好的观点，而不是现场分享信息再组织观点。在会议邀请中应注意包含完整的议程，与会者所需的附加信息和会议目的。

写在最后：

开好会议，就是在降本增效。

企业实现增长的方式，离不开人的集体行为转变，大家都在讲提高人效，让那些效率低下，且没有很大必要的会议，从人们的工作列表中隐身，能在很大程度上提升工作效率。通俗一点，不开没必要的会，就是在降本增效。

如果重点会议无法避免，作为会议的组织者，以上五个方面，建议仔细研读，这些技巧将为你避免会议的负面影响，也会让你逐渐成长为一个会开会、提升企业效率的领导者。